Comment documenter l'assurance qualité quotidienne des rayons X pour une inspection de Santé Canada
Faire l'assurance qualité quotidienne n'est que la moitié du travail. Si vous ne pouvez pas le prouver, un inspecteur le considère comme non fait.
Une documentation claire est ce qui transforme les tests quotidiens en conformité. Voici comment bien documenter l'assurance qualité des rayons X dentaires.
Consigner chaque test, chaque jour
Chaque entrée devrait indiquer la date, l'appareil testé, le résultat et qui a effectué le test.
La constance compte plus que le détail. Chaque journée devrait se ressembler, sans entrées manquantes.
Noter les problèmes et les mesures prises
Lorsqu'un test signale un problème, notez ce qui s'est passé et ce que vous avez fait.
Cela montre à un inspecteur que votre clinique détecte les problèmes et y réagit, plutôt que de les ignorer.
Garder les dossiers faciles à présenter
Lors d'une inspection, on peut vous demander de montrer les dossiers sur-le-champ.
Si retrouver une journée précise veut dire feuilleter un cartable, c'est un problème. Les dossiers devraient se consulter en quelques secondes.
Éviter les lacunes courantes
La plupart des problèmes de documentation se résument à quelques points :
- Des journées manquantes sans explication
- Des entrées floues ou incomplètes
- Des dossiers difficiles d'accès
- Aucune trace de la façon dont les problèmes ont été réglés
Pourquoi les dossiers numériques tiennent mieux
Les registres papier se perdent et se sautent facilement. Un dossier numérique consigne chaque test automatiquement et conserve un historique complet.
Ainsi, rien ne disparaît entre les inspections.
Rendre la documentation automatique
Les dossiers les plus fiables sont ceux auxquels vous n'avez pas à penser.
Le système Phantom XY consigne chaque test au moment où il a lieu, pour que votre documentation soit toujours prête pour l'inspection.
Vous voulez des dossiers qui tiennent lors d'une révision? Réservez une démonstration.
